0
0 W jaki sposób powinien odbywać się obieg dokumentów w firmie? Postawić na tradycyjne rozwiązania i papierową formę dokumentów? A może jednak lepiej przejść na nowocześniejsze rozwiązania i postawić na elektroniczny obieg dokumentów? Nasz tekst pozwoli Ci rozwiać wątpliwości, więc koniecznie zapoznaj się z jego treścią!
Obieg dokumentów w formie papierowej
Obieg dokumentów w formie papierowej to idealny wybór dla tradycjonalistów, którzy wciąż nie przekonali się do nowoczesnych rozwiązań. Nie wymaga wdrażania specjalnych systemów, ani też szkolenia pracowników, co często generuje dodatkowe koszty. Mimo wszystko musimy liczyć się z tym, że prowadzenie i obieg dokumentacji papierowej zawsze będzie bardziej czasochłonne.
Zdarzają się nawet sytuacje, że pracownicy muszą zaniedbywać swoje obowiązki na rzeczy szukania, wypełniania lub dostarczenia dokumentów do innego działu, szefostwa, czy nawet partnerów biznesowych. Co więcej, to również w dokumentacji papierowej częściej pojawiają się błędy, niż w elektronicznej. Nietrudno też o zniszczenie, czy zgubienie ważnych papierów, zwłaszcza jeśli w archiwum panuje bałagan.
Obieg dokumentów w formie elektronicznej
Obieg dokumentów w formie elektronicznej to szansa na usprawnienie działania firmy i wszystkich zadań związanych z papierologią. W mgnieniu oka można przygotować elektroniczny dokument, przesłać go do innego pracownika lub działu w firmie. Nie będzie też problemu z dostarczeniem odpowiednich dokumentów do kontrahenta, czy partnera biznesowego.
To sprawia, że elektroniczny system obiegu dokumentów staje się zdecydowanie ciekawszą alternatywą dla wszystkich nowoczesnych firm. Może być wdrożony w jednoosobowych działalnościach gospodarczych, sklepach internetowych, małych firmach, czy dużych przedsiębiorstwach.
Owszem, jego wdrożenie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami, ale one wcale nie muszą być wygórowane. Aby się o tym przekonać, wystarczy postawić na ofertę najlepszego dostawcy, ponieważ to on stara się sprostać oczekiwaniom wszystkich klientów. Przekłada się to na wysoką jakość obsługi oraz na przystępny cennik za system obiegu dokumentów.
Na jaki obieg dokumentów ostatecznie się zdecydować?
Podjęcie ostatecznej decyzji należy do każdego z nas. Jednak bazując na tym, co udało nam się ustalić, widać, że to elektroniczny obieg dokumentów niesie ze sobą wiele korzyści. Dlatego warto pomyśleć o jego wdrożeniu w swojej firmie i to bez względu na branżę, czy wielkość biznesu.
